INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVA AL PORTALE “KINTO CUSTOMER FLEET MANAGEMENT”

Come utilizziamo i Dati Personali

A. Contatti

Il Titolare del trattamento, ovvero il soggetto che determina l’utilizzo (“trattamento”) dei Dati Personali, nonché le finalità e le modalità di trattamento, è KINTO Italia. Per qualsiasi chiarimento o richiesta relativa al trattamento dei Suoi Dati Personali, il Titolare può essere contattato ai seguenti recapiti:

• telefono: 06/548981
• e-mail: info.kinto-one@kinto-mobility.it
• PEC: kintoitalia@legalmail.it
• posta: KINTO Italia S.p.A. Via K.Toyoda, 2- 00148 Roma

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (“RPD/DPO”), che può essere da Lei contattato per qualsiasi chiarimento o richiesta relativa al trattamento dei Suoi Dati Personali al seguente indirizzo e-mail: dpo@kinto-mobility.it.

B. Categorie di Dati trattati.

• la persona fisica designata dalla Società cliente per accedere alla Piattaforma e visualizzare le informazioni ivi contenute (“Fleet Manager”). In qualità di Fleet Manager, tratteremo le seguenti categorie di Suoi dati personali:
  • Dati Anagrafici: nome, cognome;
  • Dati di contatto: recapito telefonico, indirizzo e-mail;
  • Società cliente che l’ha designata Fleet Manager
  • Credenziali di accesso al Portale: username, password.
• • la persona fisica che la Società cliente assegnerà alla singola vettura noleggiata (“Driver”). In qualità di Driver, tratteremo le seguenti categorie di Suoi dati personali:
  • Dati Anagrafici: nome, cognome;
  • Dati di contatto: recapito telefonico, indirizzo e-mail;
  • Targa del veicolo assegnato;
  • Società cliente che l’ha assegnata al veicolo;
  • Chilometraggio complessivo della vettur;
  • Dati relativi alla percorrenza chilometrica della vettura in modalità elettrica (“Dati EV”).

C. Come utilizzeremo i Suoi dati personali

• Qualora Lei ricopra il ruolo di “Fleet Manager”: Tratteremo i Suoi Dati Personali per erogare il servizio da Lei richiesto, ossia accedere ai servizi offerti per il tramite del Portale. La base giuridica per questa finalità di trattamento è, ai sensi dell’Art.6, c.1, lett. b) del GDPR, data dalla necessità di dar seguito alle Sue richieste.


• Qualora Lei sia il “Driver” assegnato ad una vettura della Flotta: Tratteremo i Suoi dati personali esclusivamente al fine di dare esecuzione al contratto concluso con la Società cliente, che a sua volta Le ha assegnato una vettura della Flotta KINTO. Il trattamento dei Suoi dati personali è necessario affinché Le possa essere assegnata la vettura e affinché la Società cliente possa gestire i contratti di noleggio conclusi con KINTO Italia. In particolare, qualora il contratto di noleggio preveda servizi e benefici sulla base della percorrenza chilometrica complessiva della vettura che Le è stata assegnata, oppure la variabilità del canone in base ai chilometri percorsi dalla vettura in modalità elettrica (“ dati EV”), utilizzeremo tali dati per prevenire situazioni in cui la Società cliente non si veda garantiti i servizi e benefici previsti dal Contratto, oppure per determinare correttamente l’importo che verrà addebitato alla Società cliente. La base giuridica per queste finalità di trattamento è, ai sensi dell’Art.6, c.1, lett. b) del GDPR, data dalla necessità di dare esecuzione al contratto di noleggio della vettura a Lei assegnata, di cui la Società cliente è parte.


• In ogni caso, indipendentemente dal fatto che Lei ricopra il ruolo di Fleet Manager o di Driver: Tratteremo i Dati Personali conservati nell’ambito della gestione del Portale per adempiere a tutti gli obblighi legali ed alle disposizioni impartite da Autorità e Organi di Controllo o altre pubbliche Autorità a carico del Titolare.
  La base giuridica per questa finalità di trattamento è, ai sensi dell’Art.6, c.1, lett. c) del GDPR, data dalla necessità di adempiere ad obblighi legali a cui è soggetto il Titolare; non sarebbe possibile per il Titolare adempiere ai propri obblighi legali senza utilizzare i Dati Personali dei Soggetti Interessati;

C. Modalità di trattamento

Nel caso sia un Driver assegnato ad una vettura, i dati chilometrici ed i Dati EV vengono raccolti da Toyota Motor Europe NV/SA (“TME”), che li tratta esclusivamente per le finalità e nel rispetto delle istruzioni impartite da KINTO Italia. TME è stata appositamente nominata Responsabile del Trattamento ai sensi dell’Art.28 GDPR.
I Dati Personali dei Soggetti Interessati saranno trattati dal Titolare mediante strumenti telematici, manuali ed informatici, idonei a memorizzare, organizzare e selezionare i dati stessi, nonché a consentirne la consultazione, l‘estrazione ed il raffronto, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati, secondo le vigenti disposizioni.
I Dati Personali dei Soggetti Interessati saranno conservati in archivi informatici per la durata necessaria al raggiungimento delle finalità suindicate. Tutti i Dati Personali di cui il Titolare non dovesse più avere bisogno per raggiungere tali finalità verranno cancellati o resi anonimi. L’ulteriore conservazione dei Dati Personali dei Soggetti Interessati sarà consentita solo nel caso in cui sia imposto da requisiti normativi o regolatori applicabili.

D. Comunicazione dei Dati Personali dei Soggetti Interessati

Per erogare il servizio richiesto, per le finalità connesse all’esecuzione del contratto concluso con la Società cliente e nell’esercizio dei propri diritti o in adempimento dei propri doveri, il Titolare condividerà i Suoi Dati Personali con diversi soggetti esterni all’azienda basati sia sul territorio dell’Unione Europea che in Paesi Terzi (extra-UE).

Tali soggetti potranno trattare i dati personali sia in qualità di Responsabili del trattamento, che in qualità di Titolari del trattamento autonomi o di Contitolari, a seconda dei casi. Ad ogni modo, i Responsabili del trattamento ai quali il Titolare delega particolari operazioni di trattamento, sono stati selezionati accuratamente al fine di garantire la tutela dei diritti dei soggetti interessati e la protezione dei suddetti dati personali.

Per le finalità di cui sopra, i destinatari dei Suoi dati che operano per nostro conto saranno:

• Toyota Connected Europe Limited (“TCEU”);
• Toyota Motor Europe (“TME”);
• Fornitori di servizi di cui il Titolare si avvale nell’espletamento delle proprie attività, inclusi fornitori di servizi in ambito informatico (la Società Sofico NV, piattaforme cloud, etc.);
• Consulenti esterni del Titolare, come commercialisti o avvocati;
• Autorità ed enti pubblici nazionali e sovranazionali.

Una lista completa dei soggetti ai quali, a vario titolo e per le finalità sopra indicate, il Titolare potrà comunicare i Dati Personali degli interessati, può in ogni caso essere richiesta dagli stessi senza formalità al Titolare.

E. Trasferimento dei Dati Personali al di fuori dell’Unione Europea

Alcuni dei destinatari a cui potremmo comunicare i Dati Personali dei Soggetti Interessati potrebbero essere stabiliti in Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea.

In particolare, il Responsabile del Trattamento TCEU è stabilito nel Regno Unito.

I trasferimenti verso tale Paese saranno effettuati dal Titolare in virtù della Decisione di Esecuzione (UE) 2021/1773 della Commissione Europea, di cui all’Art. 45 del GDPR, con la quale è stato stabilito che il Regno Unito garantisce un livello di protezione dei dati adeguato.

Lei potrà, in ogni caso, richiedere ulteriori informazioni relativamente ai trasferimenti dei Suoi Dati Personali al di fuori dell’Unione Europea, nonché sulle garanzie adottate dal Titolare per garantirne la sicurezza, contattando il Responsabile della Protezione dei Dati ai contatti indicati al punto A. della presente informativa.

F. Durata della conservazione dei dati personali dei Soggetti Interessati

In generale, conserveremo i Suoi Dati Personali solo ed esclusivamente per il tempo necessario a perseguire le finalità indicate al punto B. della presente informativa. Cancelleremo o renderemo anonimi tutti i Dati Personali di cui non dovessimo più avere bisogno per raggiungere tali finalità, a meno che non sia necessario conservare tali informazioni per ottemperare a obblighi legali cui il Titolare è soggetto o per difendersi in giudizio. Il periodo massimo di conservazione previsto è pari a 10 anni dal momento della raccolta.

In particolare, salvo le summenzionate eccezioni:

• In qualità di Fleet Manager, i Suoi Dati Personali saranno conservati per tutto il tempo in cui la Società cliente La individuerà come referente e le saranno affidate le credenziali di accesso al Portale. Nel momento in cui la Società cliente indicherà un soggetto diverso come Fleet Manager, le Sue credenziali saranno disattivate ed i Suoi dati cancellati / anonimizzati.
• i Dati Personali relativi al Driver saranno conservati per tutto il periodo di assegnazione alla vettura. Nel momento in cui la Società cliente assegnerà la vettura ad un diverso soggetto, i Suoi dati saranno immediatamente cancellati / anonimizzati.

G. Quali Sono i Diritti dei Soggetti Interessati

I diritti da Lei esercitabili in relazione al trattamento dei Suoi dati personali sono quelli previsti dal GDPR, ed in particolare:

1. il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento dei Suoi Dati Personali, nonché informazioni sulle operazioni di trattamento effettivamente svolte (“Diritto di accesso”);
2. il diritto di ottenere dal Titolare la rettifica di Dati Personali inesatti (“Diritto di rettifica”);
3. il diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione di Dati Personali che non siano più necessari per le finalità perseguite, di quelli per i quali Lei ha revocato il consenso al trattamento, di quelli per i quali ha esercitato il Diritto di opposizione, di quelli trattati illecitamente, o di quelli che devono essere cancellati al fine di adempiere un obbligo legale (“Diritto alla cancellazione”);
4. il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento con riferimento a dati personali di cui sia contestata l’esattezza; a dati personali trattati illecitamente per i quali Lei si oppone alla cancellazione; a Dati Personali non più necessari in relazione alle finalità della raccolta, ma necessari a Lei per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; a Dati Personali in relazione ai quali Lei ha esercitato il Diritto di opposizione, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei legittimi interesse del Titolare (“Diritto di limitazione di trattamento”);
5. il diritto di ottenere dal Titolare, laddove tecnicamente fattibile, la comunicazione a Lei o direttamente ad un altro titolare del trattamento dei Suoi Dati Personali, in un formato informatico di uso comune, limitatamente ai Dati Personali trattati sulla base del consenso o dell’esecuzione di un contratto (“Diritto alla portabilità dei dati”);
6. il diritto di opporsi al trattamento da parte del Titolare di Dati Personali il cui trattamento sia fondato sulla base giuridica del legittimo interesse del Titolare, nonché al trattamento dei Dati Personali per finalità di marketing diretto (“Diritto di opposizione”);
7. il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è concordato (“Diritto alla revoca del consenso”).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati inviando una richiesta scritta o via e-mail al Titolare, utilizzando i contatti forniti al punto A. della presente informativa.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, qualora dovesse ritenere che il trattamento che La riguarda violi il Regolamento, Lei ha il diritto di proporre reclamo all‘autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora abitualmente, ovvero dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione. Per l’Italia l’autorità competente è il Garante per la Protezione dei Dati Personali, presso la quale può essere presentato reclamo seguendo le istruzioni reperibili all’indirizzo  https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.

H. Modifiche alla presente informativa

Eventuali modifiche al contenuto della presente informativa Le saranno rese note, alternativamente, tramite comunicazioni individuali o tramite aggiornamenti sul sito web del Portale.